Analyser le réel avant de construire quoi que ce soit
Le client & le déclencheur
Notre client conçoit, réalise et entretient des espaces extérieurs en Suisse romande, avec une activité de déneigement l'hiver. L'entreprise s'appuie sur deux structures juridiques (gérées dans des instances ERP séparées, sans consolidation) et sur quatre familles de métiers : la direction, le bureau (pilotage, finance, administration des ventes), les contremaîtres et les équipiers de terrain.
Deux signaux ont déclenché la mission. Un risque humain d'abord : le départ d'une personne clé de l'administration, dont une seule collègue reprenait l'intégralité du périmètre — tout ce qui n'était pas écrit risquait de partir avec elle. Un angle mort de pilotage ensuite : la direction ne voyait pas sa marge en temps réel ; elle la reconstituait le lendemain, à la main, et la vue consolidée arrivait avec des semaines de retard.
La découverte, métier par métier
Nous avons commencé par écouter chaque personne décrire sa vraie journée. Une série d'entretiens, un par métier, doublée d'une vérification technique. Ce que les équipes nous ont dit — mots pour mots, anonymisés par rôle :
L'assistante de direction, sur le suivi de trésorerie : « Ce fichier, c'est un peu le nerf de la guerre de l'entreprise. Il est très précis… mais il est imbuvable. »
Sur le planning : « Une photo envoyée tous les matins… dans un groupe WhatsApp — les équipes ne savent pas la veille ce qu'elles font le lendemain. »
Sur la marge : « La rentabilité par chantier, on la fait… le lendemain — les gars n'ont pas le temps de remplir les bons juste après l'intervention. »
L'administratif finance : les bons d'intervention sont « à champ libre », l'info circule par WhatsApp, et le point quotidien sert surtout à rattraper les « oublis coûteux ». Faute d'outil de suivi commercial, les « devis non aboutis » restent invisibles. Le bureau vise, à l'œil, un seuil de rentabilité sur chaque intervention.
Le COO, sur son irritant principal : « Les rapports de fin de journée manquent d'infos cruciales — la location d'une machine, un matériau oublié. » Un temps précieux part aussi dans les devis d'entretien récurrents et le tri des e-mails.
La direction : l'ERP contient déjà toute la donnée utile (facturation, heures, charges) ; l'audit a mis au jour une série de gestes purement manuels, et l'automatisation du suivi promettait de récupérer l'essentiel du temps de retranscription des chantiers.
Les ruptures de la chaîne
En creusant, un même motif revenait : partout où l'information passe d'une main à une autre, elle se casse et oblige quelqu'un à la retravailler.
- Planning ≠ Temps — le planning vit dans un tableur, les heures dans l'ERP ; les deux ne se parlent pas, alors quelqu'un re-saisit chaque semaine. Diffusion par photo WhatsApp.
- Temps ≠ Projet — les heures pointées se rattachent au client, pas au chantier → impossible de sortir la marge d'un chantier d'un simple clic.
- Catalogue chaotique — des articles sans prix d'achat, des doublons, aucune typologie (matériaux / main-d'œuvre / sous-traitance) ; la facturation reprend tout en texte libre.
- Factures fournisseurs à l'aveugle — saisies à la main, sans imputation au chantier ; la boîte de réception intelligente de l'ERP dort.
- Banque en saisie manuelle — rapprochement ligne à ligne ; la connexion bancaire native n'est pas activée.
- La seconde entité en zone d'ombre — instance ERP séparée, aucune consolidation, aucun pilotage de groupe.
Le vrai coût était invisible en comptabilité. Il était dilué dans les semaines de chacun : l'assistante reconstituait la trésorerie dans un fichier « imbuvable », le bureau rattrapait les « oublis coûteux » chaque matin, le contremaître perdait ses heures sur les devis, les équipes attendaient la photo de l'aube. Un problème de tuyaux, pas de personnes.
La faisabilité, vérifiée avant de promettre
En parallèle des entretiens, nous avons validé la faisabilité dans le vrai compte du client : l'ERP expose bien, par son API, la facturation, les heures et le journal comptable — aucun blocage technique. Nous avons aussi décortiqué le tableur de pilotage existant : sa donnée ne venait pas de l'ERP mais d'un export comptable manuel, en décalé. Le diagnostic était posé, preuves à l'appui.
Bâtir une plateforme, pas un énième outil
De l'idée au produit
La mission a d'abord été pensée comme un tableau de bord de pilotage alimenté depuis l'ERP, plus quelques automatisations. Mais en croisant les entretiens, une évidence s'est imposée : mieux visualiser une donnée en retard ne réglait rien. Le vrai levier était de réparer la chaîne à la source — là où la donnée naît : le devis, le pointage, le rapport. D'où le passage d'un simple dashboard à une plateforme dédiée qui porte le geste métier, et laisse l'ERP à sa place : la comptabilité, en aval.
Le principe fondateur — la règle unique
Tout le système découle d'une seule règle :
Une donnée n'est saisie qu'une seule fois, par la personne qui la détient en premier. Elle circule ensuite automatiquement.
Le devis porte l'objet, les prix et la nature du chantier → ils préremplissent le planning, le rapport et la facture. Les heures sont pointées une fois par l'équipier → elles nourrissent le rapport, la paie et la rentabilité. Personne ne recopie rien. C'est ce principe qui referme les ruptures identifiées à l'analyse.
La méthode de construction
Un cahier des écrans fige, écran par écran et rôle par rôle, les mêmes questions invariables : à quoi sert l'écran, qui y accède, quelles sections, quels champs, quelles actions — et surtout d'où vient la donnée. Puis on verrouille un rôle à la fois, on en tire une consigne courte et chirurgicale, et on construit un écran à la fois. Jamais en bloc — c'est ce qui permet d'aller vite sans dette.
La solution, écran par écran
Chacun se connecte et atterrit dans son espace, selon son rôle. Rien n'est nominatif « en dur » : on raisonne par rôle, pour que l'app reste juste même si quelqu'un change de poste. (Captures : données de démonstration, noms et marque anonymisés.)
L'équipier sur le terrain (mobile). Il produit la donnée brute — heures et comptes rendus — que toutes les vues de direction consommeront. Le pointage rattache les minutes au bon chantier. Le rapport de fin de chantier se dicte à la voix : une IA le structure en un bloc propre, prêt pour la facture — et le formulaire réclame explicitement ce que le COO nous disait manquer : la location de machine, le matériau, l'imprévu.
Le contremaître. Un cockpit qui rassemble ses gestes : visites, devis, planning, vérification des rapports.
Les visites ouvrent le funnel commercial (client existant ou nouveau prospect, poussé dans l'ERP) — la fin du trou noir des « devis non aboutis ». Le devis est chiffré sur un catalogue structuré, porte sa nature et son objet, et cascade jusqu'à la facture, avec un gabarit unique et des sous-totaux par rubrique.
Le planning est repensé ligne par personne, charge de la semaine visible d'un coup d'œil. Fini la photo WhatsApp de l'aube.
Le bureau. Le Pilotage est la file de validation : devis à relire, rapports à vérifier. La facture ne se crée dans l'ERP qu'à la validation du rapport — au bon moment, pas avant. Avant de facturer, le bureau voit un aperçu complet : nature du bon, bloc « Concerne » composé automatiquement, heures par collaborateur.
Le référentiel. Un catalogue produits structuré (fournisseur, catégorie, prix d'achat et de vente, marge, unités convertibles), importable et reflété vers l'ERP. Des forfaits annuels où les contrats récurrents ne reposent plus sur la mémoire de personne. Une paie pré-remplie par les heures pointées. Une planification où forfaits et chantiers ponctuels se placent ensemble.
Piloter l'entreprise et reprendre la main sur les marges
Voir la marge en temps réel
La Vision Finance de la direction compare, chantier par chantier, le facturé au coût réel : matières au prix d'achat contre prix de vente, et main-d'œuvre facturée contre heures réellement passées, valorisées au coût de chaque personne. Avec un objectif de marge affiché — l'écho direct du seuil de rentabilité que le bureau visait jusque-là « à l'œil ».
C'est la réponse aux ruptures « Temps ≠ Projet » et « seconde entité en zone d'ombre » : la marge d'un chantier, d'un simple clic, sans export comptable ni délai — là où la direction attendait le lendemain, puis des semaines pour la vue de groupe.
Ce qui change, pour chaque rôle
- L'assistante ne reconstitue plus la trésorerie à la main : les heures arrivent déjà rattachées au bon chantier.
- Le bureau ne court plus après les « oublis coûteux » : le rapport terrain les capture à la source.
- Le contremaître récupère le temps qu'il perdait sur les devis récurrents et la diffusion du planning.
- La direction pilote sa marge en continu, au lieu de la découvrir en différé.
- L'entreprise ne dépend plus de la mémoire d'une personne : la connaissance vit dans le système et survit à tout départ.
Rapide, sûr, durable
- Rapide. Une cause de lenteur invisible (fonctions hébergées loin de la base de données) a été trouvée par instrumentation, puis corrigée par co-localisation : la navigation est passée de lente à quasi instantanée, et un garde-fou empêche toute régression.
- Sûr. Un mode « bac à sable » neutralise les écritures réelles dans l'ERP : la direction peut tout essayer — créer, valider, « facturer » — sans aucun risque sur la vraie comptabilité. Les salaires sont isolés dans une zone réservée à la direction.
- Durable. Construit au standard « audit-ready » : secrets hors du code, historique de versions propre, migrations versionnées — comme si un développeur externe devait l'auditer demain.
Ce qui suit
Conduite du changement rôle par rôle depuis l'environnement de test ; reprise des contrats existants ; bascule en production une fois la confiance établie ; puis extensions cadrées (module paie complet, consolidation de la seconde entité, automatisations back-office).